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        “工作五年遭遇危机,我不敢辞职”:没搞清楚这一点,越加班越没有竞争力。

        2021-07-17  云说职场   |  转藏
           

        反思

          9月

          20日

        小刘最近工作忙乱,动了辞职的念头。

        我问他怎么回事?

        原来小刘在单位每天都加班到十一二点,我宽慰他加班很正常,我也是这么过来的。

        他说自己倒不是排斥加班,但工作五年了,工作性质没有任何变化,工作量却越来越大了,自己总是陷入事务性工作当中,手忙脚乱,工作没有长进,就连生活也一并丧失了。

        自己在制作简历过程中,恍然发现并没有形成核心竞争力,除了一个某大型公司平台的经历,其他不值一提。

        他苦笑着说:过去这五年,像是被狗吃了。

        扎心不?

        其实,加班本身没有问题,但是为什么加班确是个问题。

        01

        为什么有时间努力加班

        却没有时间思考如何提升能力

        可能你身边的声音,是这样的:我们这个行业就是如此,工作必须辛苦,大家都加班所以我也应该如此。

        是的,对于很多人来说,都有彻夜加班的经历。

        但是有的人,明明可以不加班,却还一直在拼命加班。

        比如开篇的小刘,小刘做的采购管理工作,主要负责公司设备物资的采购,平时的工作量比较大,一般都是几项工作在平行开展,业务忙的时候,经常要加班到深夜。

        我问小刘,你们的工作流程是最优的吗?

        他说自己没有考虑过这个问题,但有时确实会碰到流程扯皮的现象,还有就是等会时长比较久,经常上会不能一次通过,又耗费掉了一些时间。

        我又问你们看到了这些问题,有没有采取什么措施?

        他说本来也想好好改进一下,但是每天的工作量都很大,每个人都很忙,根本没有时间去顾及这些内容。每天回家都累得要死,恨不能躺下就着,哪儿有时间思考啊。

        但是他没有想过另外一个问题:磨刀不误砍柴工。

        经过我与小刘一来二往的聊天,我发现了几个问题,其实本来是可以解决的。一是流程本身,个别地方与其他部门存在打搅,可以优化;二是采购部门已经有十年采购经验了,但是至今仍然没有标准、范本和模板,导致每次采购都是从零开始,即使有配合人员因为对工作不很熟悉,并不能很快上手;三是上会的时候,领导提出的问题二次还会提出,大部分时间在重复犯同样的错误,而他们并没有进行认真的反思和复盘;四是信息化程度不高,信息传递较慢。

        如果这些问题能够解决掉,就能很大程度上提高工作效率,为什么不去做呢?

        小刘哑然。

        最需要戒掉的就是用表面的勤奋去掩盖思维上的懒惰,更应该学会的是如何更加聪明的工作。

        我们终身都应该致力于如何提高单位时间的产量,而这完全可以通过提升自己的技能,提升自己对事情的思考,来获得。

        低头拉车的同时,也要学会抬头看路,否则就会一直陷入到被动加班的状态当中。

        如果要加班,我也建议是主动型的加班,这种加班表明自己是需要学习、上进、跟自己较真的。

        而被动加班,就是被工作拖着走,非常拧巴。

        02

        部分加班的深层次原因

        可能是你没用对工作方法

        做流程再造项目,和某部门沟通流程时限的问题,因为大家普遍反映流程太长,每次都是需求单位着急的嗷嗷叫,但是操作部门无论如何却也提升不了效率。

        于是对全业务流程进行了分析,发现流程本身没有问题,操作层面出了问题。

        我们制作一个表单,对整个流行进行了分类整理,需要该部门填写的内容包括:每个类别项下需要的最短时长,在什么情况下会出现滞留,滞留时间多久?

        他们觉得很难,说滞留的原因五花八门,什么情况都有,不可能一一写出来。

        于是就很简单明了的写了每个类别的流程时长,比如15-50天。

        我去跟他们沟通,他们觉得按照我们的表单根本无法梳理出来,陈述了一系列事实和困难。

        然后我反问他们:你们能说说15-50天当中这35天自由时长的构成吗?为什么不是20天、30天、40天,为什么一定是35天呢?

        他们开始你一言我一语的说了起来,如果在哪些环节上耽搁了,可能会出现的情况,以及大概会用的时长。

        我说好了,你们就按照这个思路,把关键环节、关键问题、耗费时长梳理出来就可以了。

        梳理流程时长只是第一步,我建议他们要进一步考虑一个问题:这些滞后时长有没有解决方案?尤其是那些影响了关键路线的事项,要重点考虑、重点关注、重点解决。

        一番努力之后,解决掉了一些问题,效率也提高了。

        上篇文章说过,职场小白只需要按照职场的规则踏实做事即可,但是工作3-5年之后,就到了“做式”的阶段,这个阶段是进行管理改进、管理提升、管理创新的阶段,要善于发现问题、分析问题、解决问题,尤其针对那些关键环节、关键事项、关键问题。

        说到这里,我想到“吉德林法则”:把难题清清楚楚地写出来,便已经解决了一半。遇到难题,不管你要怎样解决它,成功的前提是看清难题的关键在哪里。找到了问题的关键,也就找到了解决问题的方法,剩下的就是如何来具体实行了。

        如果找不到问题的症结所在,可能就会被问题拖着走。

        是那些存在着的问题导致你加班的,但是却对它们视而不见,任由它们摆弄你。

        03

        有没有什么办法能够让我们聪明的工作

        避免无效加班呢?

        我从不鼓励加班,我欣赏那些8小时就能高质高效完成工作的人。

        那么,到底有没有什么方法,能够帮助我们更高效、更聪明、更高质的工作呢?

        可以参考以下五个原则。

        原则一:在工作中提升,提升工作本身,提升自己技能。

        刚开工作的年轻人,其实我不太建议你计较工作和生活的平衡,因为你对自己的工作都不是很熟悉,无法进行有效时间管理,你是平衡不了的。

        刚进入职场的那几年,其实是自己特别重要的升值期。

        这个时候你什么都不懂,而且犯错了又很容易被原谅,这期间学东西最快。

        唯一就是多受点累,有些加班其实是年轻人,该吃的苦。

        为什么咨询公司、四大、销售类等企业员工成长的快,就是苦逼啊。

        人生中重要的蜕变和成长发生在什么时刻呢?大概是你觉得特别艰难的时刻。

        有个四大的合伙人透露自己曾经为了不加班,想过自己人为制造出一场意外工伤。可想而知,劳动强度有多大。

        这也就是为什么,有人用一年的时间却获得了三五年,甚至六七年的职场经验的原因。

        同时,工作了一段时间之后,就会发现,我们完全可以根据自己的知识储备、工作经验、阅历智慧,为如何能高质高效的工作,提供自己的见解和思路。

        建议每次完成事项之后,都能够进行复盘和总结,形成自己的宝贵经验。这是双向的成长,很有必要,也很有意义。

        原则二:为优先级排序,松绑制约因素,聚焦目标导向。

        这项原则在第一个原则之后,这是因为不熟悉工作的话,就根本无法搭建优先序列,因为你不知道工作中的“坑”它会在哪里。

        如果你手中只有一个工作任务,那就在deadline之前,逐步完成就好,时间管理最困难的地方就在于,多任务管理。

        多任务的情况下,如果不会时间管理,你就会发现自己总是在忙乱中错过了更为重要的事情。

        其实很多人都知道一个模型,是一个用重要性和紧急性将工作分成四个象限的模型,紧急性很容易判断,因为总会有时间节点在等着你。

        那么,如何确定重要性呢?我的建议是根据事情的复杂程度和困难程度来确定。复杂说明你只是流程中的一环,如果这个环节不能够按时完成工作,就会影响事态的全局;困难是指二八原则,80%效益的产出,往往就在那20%困难的事情上,因为简单的事情大家都会做,也就没有什么竞争力,而复杂的事情是可以跟竞争对手进行隔离的,是会形成自己护城河的东西。

        当然也有朋友说,根据事情的难易程度进行确定,首选那些简单的,因为简单的事情都做不好,会让人产生一个印象分,觉得这个人干活特别慢;而那些难得事情,放在最后,有时间、有精力、没干扰的情况下,做的更开心、更高效。

        这件事情,仁者见仁智者见智,找到自己适合的方法就好。

        当然了,这里面还有一个优先级是由任务派发者来决定的。显而易见,你的绩效直接上级派发来的任务先做。这个因素,很多时候也是必须要考虑的。

        原则三:拒绝工作拖延,争取持续输出,明确结果导向。

        这是什么意思呢?

        举个例子说明一下,如果在高速路上,车流量比较饱和(比如80%)的情况下,车子如果能够保持匀速的话,基本是没有问题的。

        但如果某辆车子突然踩了刹车,路面就会出现拥堵现象。

        工作也一样,工作中最怕的事情就是做半个小时歇十分钟。如果一项工作3小时就能完成,但是你做半个小时歇十分钟,最后的结果就是,你往往需要花费8个小时才能完成。

        写一篇文章,看一本书,也是同样的道理,当我摸到手机之后,我总是发现之后再要进入需要情绪安抚,再等写完或者看完往往比预定时间就会多出很多。

        所以工作尽量持续的完成,这样就可以集中精力攻坚克难,避免脑子中突然冒出:“哎呀,我还有多少项工作没有完成”情绪的介入。

        原则四:让老板更放心,任务阶段汇报,明确项目进度。

        有的人经常被老板追着问进度,其实那个事情到底有多重要呢?很难说。

        很多情况下,老板只是对这件事情失去了掌控感,尤其是在系统性工作的安排上。

        因此,就会出现这种情况:小李,那个XX事情做的怎么样了?你支支吾吾没有新的东西,老板就会抓着你不放,最后的结果就是你没日没夜的加班。

        所以,要做的事情便是,根据项目的时长,做阶段分解,并阶段性的向老板汇报。

        汇报的时候一定要有新的进度,而且你的进度能够让老板放心,让老板知道项目正在顺利推进,没有怠工、没有停滞不前,一切尽在掌握之中。

        原则五:设定deadline,倒逼时间序列,出工出力出活。

        有的人忙,其实并不是真的忙,而是被情绪裹挟住了,很难脱身。

        然后就会出现,今天还有那么多事情要做,明天有更多事情要做,好焦虑啊,好困惑啊,好难过啊。

        《稀缺》里说,我们每个人都是有带宽的,如果被一些事情占据,另外一些事情就会被排除在外。

        如果你一直处于焦虑当中,大脑就没有更多的带宽来处理那些重要的事情,它不仅会拖慢我们的进度,还会让我们在这样的情境下恶性循环。

        现在要做的事情就是起身,为自己设定一个deadline,倒逼自己从这样的状态里抽离出来,把时间真正用在那些需要解决的问题和完成的工作上面。

        04

        如果一定要加班,就让我们选择主动加班吧

        那些天天抱怨整天加班加点,没日没夜的人,仔细想想,到底是因为工作量太饱和,还是自己的工作方式方法有问题?

        问问自己几个为什么?

        为什么为产生这个问题?产生的关键因素是什么?有没有解决方案?

        因为工作久了你就会发现一个秘密:老板其实并不会太关注那些长期加班的人,反而对那些工作质量高,工作效率高,工作产出高的“三高”人员信赖有佳。

        这说明,有些人虽然加班,但是没有产出,或者说没有老板关注的产出。

        我在思考一个问题,作为职场大坑中的普通一员,既不需要高屋建瓴去做决策,又不需要的劳心劳力的带领团队,为什么我们总是有做不完的工作,需要8小时之外完成?

        不得不说,不加班的工作是没有的,但是长期可持续的加班,那就一定是自己身上出了问题。

        还有一些人,是因为经常会被突发事件打断正常工作机制,比如排在计划之外的邮件、信息、上级的安排等等。

        如果有人来打断你,你先问问自己,也问问对方,这个事情紧急么?

        如果不紧急,你可以安排在自己的空档期。因为帕累托法则告诉我们:这个世界上20%人掌握这80%的财富、20%的事件会产生80%的收益、20%的练习和习惯操纵着80%的局面。

        最后,身在职场,不可能永远没有加班,需要加班的时候,问问自己:我加班值钱吗?我加班能创造价值吗?会为我带来什么好处吗?

        要说明的一点是,思考这些问题的时候,不要只看眼下,因为《稀缺》告诉我们重要的事情可能落在管子外面,所以不妨从长远考量。

        如果这些问题问过之后,你就会甄别出自己主动加班和被动加班的区别。

        被动加班,意味着你是在被工作所选择,被迫式的加班不仅开心不起来,还没有获得感。

        主动加班,意味着你在主导自己的成长,同样,你也就能掌控自己的人生。

        很显然,我们应该选择主动加班。

        最后,如果真的需要被动加班,那就让我们欣然接受这样的方案,不要有抵触情绪,不要新生埋怨,累了就休息会继续干,饿了就解决掉温饱继续干,既然加班了就高高兴兴的干,工作完就不要再想工作的事情,开开心心得回家,享受下班的生活。

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